EnReal's Blog: Tugas Softskill Organisasi dan Manajemen

1. Cari contoh struktur organisasi perusahaan/kampus lalu deskripsikan fungsi dan metodenya?

a. Ketua Umum

Ketua KOPERASI memiliki tanggung jawab baik kedalam maupun keluar organisasi, dengan uraian tugas selengkapnya sebagai berikut:

1. Memimpin Koperasi dan mengkoordinasikan kegiatan seluruh anggota Pengurus.

2. Mewakili Koperasi di dalam dan di luar pengadilan.

3. Melaksanakan segala perbuatan sesuai dengan Keputusan Rapat anggota dan Rapat Pengurus.

Adapun wewenang dari ketua adalah sebagai berikut :

1. Menentukan Kebijaksanaan dan mengambil keputusan.

2. Menandatangani surat-surat dan perjanjian bersama Sekretaris dan Bendahara.

Ketua bertanggung jawab kepada Rapat Anggota

b. Wakil Ketua Umum

Wakil ketua memiliki wewenang untuk bertindak sebagai wakil penanggung jawab umum, dengan rincian tugas sebagai berikut :

1. Melaksanakan tugas ketua apabila berhalangan.

2. Membina dan mengawasi bidang organisasi dan administrasi.

3. Melaksanakan pendidikan dan penyuluhan.

4. Menyelenggarakan kontrak usaha dengan pihak lain

c. Sekretaris

Tugas utama sekretaris adalah sebagai penanggungjawab administrasi koperasi, adapun uraian tugasnya sebagai berikut :

1. Bertanggung jawab kegiatan administrasi dan perkantoran.

2. Mengusahakan kelengkapan organisasi.

3. Mengatur jalannya perkantoran.

4. Memimpin dan mengarahkan tugas karyawan.

5. Menghimpun dan menyusun laporan kegiatan bersama bendahara dan pengawas.

6. Menyusun rancangan rencana program kerja organisasi dan idiil.

Sekretaris berwenang :

1. Mengambil keputusan dibidang kesekretariatan.

2. Menandatangani surat-surat bersama ketua.

3. Menetapkan pelaksanaan bimbingan organisasi dan penyuluhan.

Sekretaris bertanggung jawab kepada rapat Pengurus melalui Wakil Ketua.

d. Bendahara

Pada dasarnya tugas pokok bendahara adalah mengurus kekayaan dan keuangan koperasi, antara lain :

1. Bertanggung jawab masalah keuangan koperasi.

2. Mengatur jalannya pembukuan keuangan.

3. Menyusun anggran setiap bulan.

4. Mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang.

5. Menyusun rencana anggaran dan pendapatan koperasi.

6. Menyusun laporan keuangan.

7. Mengendalikan anggaran.

Bendahara berwenang :

1. Mengambil keputusan dibidang pengelolaan keuangan dan usaha.

2. Bersama dengan ketua menandatangani surat yang berhubungan dengan bidang keuangan dan usaha.

e. Wakil Ketua Bidang Usaha

Wakil ketua bidang usaha memiliki wewenang untuk bertindak sebagai wakil penanggung jawab di bidang usaha dan bertanggung jawab kepada wakil ketua umum, dengan rincian tugas sebagai berikut :

1. Membina dan mengawasi unit bidang usaha koperasi.

2. Melaksanakan pendidikan dan penyuluhan bidang usaha.

3. Menyelenggarakan kesepatan kontrak usaha dengan pengelola unit bidang usaha koperasi.

4. Menyusun peraturan-peraturan khusus di unit bidang usaha.

C. Pengawas

Disamping rapat anggota dan pengurus, salah satu alat perlengkapan organisasi koperasi adalah pengawas yang antara lain mempunyai tugas untuk melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi.

Adanya fungsi pengawasan dalam suatu organisasi koperasi, dimaksudkan sebagai salah satu upaya untuk memperkecil resiko yang mungkin timbul sebagai akibat dari terjadinya penyimpangan-penyimpangan kebijakan dari rencana yang telah ditetapkan.

Pengawas dipilih melalui rapat anggota bersama dengan pemilihan pengurus dengan masa jabatan tiga tahun.Jabatan pengawas tidak boleh dirangkap dengan jabatan pengurus, sedangkan persyaratan badan pengawas sama dengan persyaratan pengurus.

Dengan uraian tugas masing-masing adalah sebagai berikut:

1. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan pengurus menyangkut pengelolaan koperasi, baik yang menyangkut aspek organisasi idiil maupun aspek usaha.

2. Meneliti catatan yang ada pada koperasi.

3. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasan.

Pengelola

Selain adanya ketiga komponen perangkat organisasi, maka sebagai pelaksana operasional terutama berkaitan dengan unit bidang usaha yang sifatnya membantu pengurus dalam menjalankan kegiatan usaha, maka KOPERASI CAHAYA MULYA BERSAMA juga melaksanakan kesepatan kerja dengan Pengelola unit usaha. Kesepatan kerja Pengelola unit usaha dengan Pengurus Koperasi dengan persetujuan Rapat Anggota Tahunan

2. Membuat kerangka hubungan timbal balik antara;

Hubungan Timbal Balik Antara Manajemen dan Metode (Tata Kerja)

Dimana suatu manajemen dengan adanya metode atau tata kerja lebih teratur karena pada proses kegiatan tersebut dapat ditangani secara bertahap dan lebih terfokus sehingga jika terjadi kejanggalan dapat lebih ditangani secara cepat dan tepat sasaran, sehingga waktu yang ada tidak terbuang dengan percuma dan tidak terjadi pemborosan. Jadi untuk mencapai tujuan dapat lebih tepat sasaran.

Hubungan Timbal Balik Antara Organisasi Dan Metode (Tata Kerja)

Dengan adanya metode atau tata kerja dalam organisasi sehingga pada proses kegiatan dapat menyusun perencanaan kerja, dengan lebih terkoordinir dalam membentuk sekelompok manusia yang melakukan kerjasama dengan memanfaatkan waktu yang ada dengan sebaik-baiknya dan tepat dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sehingga hubungan timbale baliknya juga sangat baik.

Hubungan Timbal Balik Antara Organisasi, Manajemen dan Metode (Tata Kerja)

Jika ada organisasi, manajemen dan metodenya dilakukan dengan kerjasama yang baik, pemanfaatan sumber-sumber dan waktu yang ada dapat dilakukan secara tepat dan lebih terordinir sesuai dengan proses kegiatan yang ditetapkan maka untuk mencapai tujuan akan dapat hasil yang lebih efsien dan efektif serta lebih maksimal. Karena ketiganya jika dilakukan sesuai dengan tugasnya maka hubungan timbal balik itu akan saling menguntungkan untuk ketiganya

Ruang lingkup organisasi metode menyangkut efisiensi prosedur tata cara kerja yang dipakai dalam melaksanakan fungsi fungsi manejemen. Sedangkan pengertian organisasi dan metode, antara manajemen , organisasi, dan tata cara kerja merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, artinya kalau tata cara kerjanya sudah efisien maka diharpkan kegiatan pelaksanaan fungsi fungsi manajemen dalam organisasi akan berjalan lancar. Jadi dalam hal ini sifat dan maksud organisasi metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang berusaha memajukan tata cara kerja yang dipergunakan untuk pencapaian

efisiensi yang maksimal pada organisasi tersebut.

3. Mengklasifikasi kegiatan dalam organisasi?

Sifat dan Maksud Organisasi dan Metode : pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang berusaha memajukan tata cara kerja yang dipegunakan untuk pencapaian efisiensi yang maksimal pada organisasi tersebut.

Efisien : perbandingan terbalik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh ata output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber daya dan waktu yang akan digunakan.

Jika dirumuskan :

Efisien = Output Input

Cara meningkatkan efisiensi kerja :

1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat

2. Pemanfaatan sumber daya ekonomi yang tepat

3. Pelaksanaan fungsi fungsi organisasi sebagai alat pencapai tujuan yang setepat

tepatnya.

4. Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan

kemajuan yang berkesinambungan.

Kegiatan-kegiatan yang termasuk kedalam scope organisasi dan metode adalah :

1. Analisis organisasi (organization analysis)

2. Komunikasi dalam organisasi (communication in the organization)

3. Tata cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods, procedure and

systems)

4. Pentingnya filing dari segi organisasi dan metode

5. Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen (record retention and

schedule)

6. Pentingnya formulir dari segi organisasi dan metode

7. Pendayagunaan mesin kantor (office machine)

8. Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment)

9. Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruang kerja (ofiice

layout and space planning)

10. Pentingnya penulisan laporan dalam organisasi dan metode

11. Pentingnya buku pedoman kerja

12. Pentingnya organisasi dan metode anggaran belanja

13. Analisis kepegawaian

14. Pentingnya penyederhanaan kerja

15. Organisasi unit dalam organisasi dan metode

16. Kesimpulan akhir (final conclusion)

http://yokoisvip.blogspot.com/2012/05/klasifikasi-klasifikasi-kegiatan.htmlSifat dan Maksud Organisasi dan Metode : pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang berusaha memajukan tata cara kerja yang dipegunakan untuk pencapaian efisiensi yang maksimal pada organisasi tersebut.